Czy realizacja ka偶dego projektu wymaga u偶ywania oprogramowania? Przypuszczalnie nie. Jednak czy warto wykonywa膰 w pami臋ci skomplikowane obliczenia maj膮c pod r臋k膮 kalkulator, w momencie, gdy wa偶ny jest czas i trafno艣膰 wyniku? Czy warto przychodzi膰 na spotkanie z segregatorem pe艂nym notatek, gdy uczestnicy chc膮 zapozna膰 si臋 z interesuj膮c膮 i zwi臋z艂膮 prezentacj膮? Oprogramowanie do zarz膮dzania projektami u艂atwi prowadzenie projektu i wyr臋czy zesp贸艂 projektowy w wielu czynno艣ciach.

Komu przyda si臋 oprogramowanie do zarz膮dzania projektami? – spis tre艣ci:

  1. 奥蝉迟臋辫
  2. Oszcz臋dno艣膰 czasu
  3. Monitorowanie stanu realizacji projektu
  4. Dost臋pno艣膰 informacji
  5. Zapewnienie ci膮g艂o艣ci projektu
  6. Podsumowanie

奥蝉迟臋辫

Oprogramowanie do zarz膮dzania projektami i jego funkcjonalno艣ci s膮 tak powszechne, 偶e raczej nie trzeba nikogo przekonywa膰. Szczeg贸lnie je艣li m贸wimy o du偶ych i skomplikowanych przedsi臋wzi臋ciach, kt贸rych po prostu nie spos贸b prowadzi膰 na papierze. Warto jednak uporz膮dkowa膰 wiedz臋 na temat tego, jakie korzy艣ci niesie oprogramowanie do zarz膮dzania projektami. Po pierwsze po to, aby zastanowi膰 si臋, czy we w艂asnej praktyce PM mamy pod kontrol膮 wszystkie te obszary. Po drugie dlatego, aby wybra膰 oprogramowanie do zarz膮dzania projektami, kt贸re najlepiej dopasowane b臋dzie do specyfiki naszych projekt贸w i zespo艂owej pracy.

Chcieliby艣my zwr贸ci膰 szczeg贸ln膮 uwag臋 na cztery obszary, kt贸rych usprawnienie jest kluczowe dla u偶ytkownik贸w program贸w do zarz膮dzania projektami. S膮 to:

  • oszcz臋dno艣膰 czasu
  • monitorowanie stanu realizacji projektu
  • dost臋pno艣膰 informacji
  • zapewnienie ci膮g艂o艣ci projektu.

Poni偶ej przyjrzymy si臋 im po kolei, za艣 w nast臋pnej kolejno艣ci om贸wimy funkcje oprogramowania, na kt贸re warto zwr贸ci膰 uwag臋, a tak偶e przyjrzymy si臋 kilku najpopularniejszym rozwi膮zaniom dost臋pnym na rynku.

Oszcz臋dno艣膰 czasu

Oszcz臋dno艣膰 czasu, kt贸r膮 daje korzystanie z oprogramowania polega przede wszystkim na udoskonaleniu organizacji projektu. Oznacza bowiem proste planowanie i elastyczne szkicowanie ram projektu. Przygotowanie karty projektu czy wykresu Gantta jest znacznie prostsze i bardziej praktyczne, gdy odbywa si臋 od razu w programie, kt贸rego b臋dziemy potem u偶ywa膰 do zarz膮dzania projektem.

Zamiast korzysta膰 z zewn臋trznych narz臋dzi mo偶na bowiem w miar臋 realizacji projektu uzupe艂nia膰 plany szczeg贸艂owymi zadaniami zamieszczanymi na tablicach Kanban lub w backlogu projektu. Umo偶liwi to w pe艂ni realistyczny pomiar czasu po艣wi臋canego na wykonywanie konkretnych zada艅 przez konkretnych cz艂onk贸w zespo艂u projektowego.

Jednak je艣li chodzi o gospodarowanie czasem w projekcie, niebagatelne znaczenie ma wyb贸r samego oprogramowania i to, czy jest ono ju偶 znane zespo艂owi. Programy s艂u偶膮ce do zarz膮dzania projektami znacz膮co r贸偶ni膮 si臋 bowiem stopniem skomplikowania. A krzywa uczenia si臋 bywa trudna do przej艣cia. O ile 凯发k8旗舰厅 to przejrzyste 艣rodowisko zawieraj膮ce wszystkie potrzebne do zarz膮dzania projektem narz臋dzia, Jira to kolosalne i bardzo skomplikowane narz臋dzie, kt贸re umo偶liwia automatyzacj臋 zada艅 i integracje z zewn臋trznymi programami.

Monitorowanie stanu realizacji projektu

Drugim obszarem, na jakim koncentruje si臋 oprogramowanie do zarz膮dzania projektami jest monitorowanie ich stanu w czasie rzeczywistym. Ka偶dy z program贸w zawiera narz臋dzia analityczne do wizualizacji statystyk. Ukazuj膮 one mi臋dzy innymi:

  • stan obecny realizacji zada艅 – ile zada艅 zosta艂o wykonanych i w jakim czasie, kto zrealizowa艂 kt贸re z nich,
  • por贸wnanie realnych wynik贸w z za艂o偶eniami – na przyk艂ad za pomoc膮 wykresu zestawiaj膮cego 艣redni czas realizacji zadania z jego realnym przebiegiem,
  • stan realizacji bud偶etu, a tak偶e
  • narz臋dzia predykcyjne s艂u偶膮ce do oceny, czy wszystko idzie w dobrym kierunku.

Dost臋pno艣膰 informacji

Kolejn膮 kwesti膮, kt贸r膮 pozwala rozwi膮za膰 oprogramowanie do zarz膮dzania projektami jest dost臋pno艣膰 w czasie rzeczywistym informacji dotycz膮cych projektu dla zespo艂u i interesariuszy. Podstawowe zalety, jakie gwarantuje oprogramowanie do zarz膮dzania projektami to mo偶liwo艣膰 zalogowania si臋 w ka偶dej chwili, a tak偶e zr贸偶nicowanie uprawnie艅 – przyk艂adowo do edycji zada艅 lub do podgl膮du statystyk efektywno艣ci pracy poszczeg贸lnych cz艂onk贸w zespo艂u. Na przyk艂ad, klient mo偶e mie膰 zapewnion膮 mo偶liwo艣膰 wgl膮du w zrealizowane w danym tygodniu zadania, ale nie mie膰 uprawnie艅 do edycji listy zada艅 przeznaczonych do wykonania w kolejnych dniach.

S艂owem, trzecim istotnym obszarem jest u艂atwienie utrzymania w艂a艣ciwego porz膮dku w projekcie, a tak偶e transparentno艣膰 komunikacji. Nie mniej istotn膮 kwesti膮 jest to, 偶e korzystanie z edytowanego na bie偶膮co, wsp贸lnego dokumentu projektowego pozwala budowa膰 poczucie przynale偶no艣ci do zespo艂u i odpowiedzialno艣ci za realizacj臋 powierzonych zada艅 przyczyniaj膮cych si臋 do realizacji celu projektu.

Zapewnienie ci膮g艂o艣ci projektu

Istotn膮, cho膰 cz臋sto pomijan膮 zalet膮 korzystania z oprogramowania do zarz膮dzania projektami jest zachowanie ci膮g艂o艣ci w przypadku zmian kadrowych. Mog膮 one dotyczy膰 zar贸wno Project Managera, jak i pozosta艂ych cz艂onk贸w zespo艂u. Dzi臋ki dost臋pno艣ci historycznych danych projektu oraz narz臋dziom analitycznym, nowa osoba mo偶e stosunkowo 艂atwo zorientowa膰 si臋 w sytuacji i zosta膰 szybko wdro偶ona w nowe zadania. Bez przegl膮dania pe艂nej dokumentacji projektu mo偶e tak偶e dowiedzie膰 si臋 mi臋dzy innymi co ju偶 zosta艂o zrobione, jakie zadania sprawiaj膮 zespo艂owi trudno艣膰 i czy projekt realizowany jest zgodnie z za艂o偶onym kalendarzem i bud偶etem.

Podsumowanie

Oprogramowanie do zarz膮dzania projektami pozwala na skr贸cenie czasu potrzebnego do jego realizacji. Od planowania, przez delegowanie zada艅, a偶 po sprawdzanie ich wykonania przez cz艂onk贸w zespo艂u, kt贸re nie musi by膰 ka偶dorazowo odnotowywane przez Project Managera. Wszystkie te etapy realizowane s膮 bardziej efektywnie. Zdecydowanie wi臋c op艂aca si臋 zainwestowa膰 czas w nauczenie si臋 odpowiedniego programu, poniewa偶 dzi臋ki niemu mo偶emy 艂atwo wyznaczy膰 nasz膮 definicj臋 sukcesu projektu.

U艂atwia on tak偶e monitorowanie bie偶膮cej sytuacji, a tak偶e sprawia, 偶e wszyscy interesariusze maj膮 w dowolnym momencie dost臋p do dotycz膮cych ich informacji zwi膮zanych z realizacj膮 projektu. Musimy doda膰 do tego znacz膮ce u艂atwienia, jakie niesie ze sob膮 zgromadzenie wszystkich danych w jednym miejscu, w kt贸rym 艂atwo si臋 w nich zorientowa膰. Dzi臋ki tym cechom 艂atwiej tak偶e o zapewnienie ci膮g艂o艣ci projektu, nawet w przypadku radykalnych zmian kadrowych.

Je艣li podobaj膮 Ci si臋 tre艣ci, kt贸re tworzymy, sprawd藕 r贸wnie偶: .

Dlaczego warto u偶ywa膰 oprogramowania do zarz膮dzania projektami? caroline becker avatar 1background

Autor: Karolina Berecka

Karolina, jako project menad偶erka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przep艂ywu pracy i optymalizacji proces贸w. Jej umiej臋tno艣ci organizacyjne i zdolno艣膰 do pracy pod presj膮 czasu sprawiaj膮, 偶e jest najlepsz膮 osob膮 do zamieniania skomplikowanych projekt贸w w rzeczywisto艣膰.

Zobacz wszystkie posty

Najwa偶niejsze pytania

  1. Czy mo偶na zarz膮dza膰 projektem wy艂膮cznie na papierze?

    Przypuszczalnie s膮 bran偶e, w kt贸rych w dalszym ci膮gu Project Managerowie zarz膮dzaj膮 projektami bez pomocy cyfrowych narz臋dzi. Jest to mo偶liwe przy kr贸tkich, 艂atwych w realizacji przedsi臋wzi臋ciach. Jednak prostota obs艂ugi, dost臋pno艣膰, a przede wszystkim efektywno艣膰 narz臋dzi takich jak 凯发k8旗舰厅 sprawia, 偶e jest to raczej niespotykane podej艣cie.

Project management kompendium wiedzy:

  1. Czym jest projekt?
  2. Co to jest zarz膮dzanie projektami?
  3. Jak zarz膮dza膰 projektami? Metody zarz膮dzania projektami 1
  4. Jak zarz膮dza膰 projektami? Metody zarz膮dzania projektami 2
  5. Jakie s膮 rodzaje projekt贸w?
  6. Przyk艂ady projekt贸w
  7. Priorytetyzacja projekt贸w
  8. Projekt - obszary dzia艂ania
  9. Definicja sukcesu w zarz膮dzaniu projektami
  10. Oprogramowania do zarz膮dzania projektami - dlaczego warto je u偶ywa膰?
  11. Jak wybra膰 najlepsze oprogramowanie do zarz膮dzania projektami
  12. Przegl膮d oprogramowania do zarz膮dzania projektami
  13. Cykl 偶ycia projektu
  14. Do czego s艂u偶y wizja projektu?
  15. Cel projektu. Co to jest i jak go dobrze okre艣li膰?
  16. Faza inicjacji projektu
  17. Domena planowania w zarz膮dzaniu projektem
  18. Czym jest harmonogram projektu?
  19. Jak wykorzysta膰 kamienie milowe w projekcie?
  20. Realizacja projektu
  21. Jak przygotowa膰 plan awaryjny?
  22. Zako艅czenie projektu
  23. 5 przyczyn niepowodzenia projektu
  24. 5P - projekt, produkt i program
  25. 5P - portfel i portfolio projekt贸w
  26. Project Manager - zadania i obowi膮zki
  27. Project Manager - przydatne umiej臋tno艣ci
  28. Project Manager - jak nim zosta膰?
  29. Project Manager - 5 ksi膮偶ek, kt贸re powinien przeczyta膰
  30. Jak za艂o偶y膰 zesp贸艂 projektowy?
  31. WBS - podzia艂 pracy w projekcie
  32. Jak kierowa膰 zespo艂em podczas pracy hybrydowej?
  33. Wyzwania Project Managera podczas pracy w zespole
  34. Typy spotka艅 projektowych
  35. Monitorowanie projektu. Jakie parametry obserwowa膰?
  36. Jak napisa膰 skuteczne uzasadnienie biznesowe?
  37. Jak zdefiniowa膰 zakres projektu i unikn膮膰 scope creep?
  38. Studium wykonalno艣ci, czyli: czy ten projekt da si臋 zrealizowa膰?
  39. Analiza ryzyka w projektach i narz臋dzia, kt贸re mog膮 pom贸c
  40. Karta projektu - jak j膮 stworzy膰?
  41. Rejestr interesariuszy. Co to jest?
  42. Wykres Gantta w planowaniu projektu
  43. Jak stworzy膰 bud偶et projektu?
  44. Zarz膮dzanie czasem w projekcie
  45. Rejestr czynnik贸w ryzyka w projekcie. Jak go przygotowa膰?
  46. Strategie zarz膮dzania ryzykiem w projekcie
  47. Marketing projektu
  48. 殴r贸d艂a i obszary zmiany w projekcie
  49. Modele zarz膮dzania zmian膮 w projekcie
  50. Najnowsze metody zarz膮dzania projektami