Faz臋 inicjacji projektu rozpoczyna pomys艂 na przedsi臋wzi臋cie. Ko艅czy j膮 natomiast podj臋cie wi膮偶膮cej decyzji o rozpocz臋ciu projektu. Zanim przyjdzie czas na planowanie bud偶etu, dob贸r metody realizacji i sk艂adu zespo艂u, Project Manager przygotowuje og贸lny zarys wizji i celu projektu. Na co zatem trzeba zwr贸ci膰 szczeg贸ln膮 uwag臋 w fazie inicjacji?

Faza inicjacji projektu – spis tre艣ci:

  1. 奥蝉迟臋辫
  2. Dokumenty i interesariusze
  3. Ustalenie sposobu zarz膮dzania nowym projektem
  4. Od inicjacji do planowania
  5. Podsumowanie

奥蝉迟臋辫

Faza inicjacji projektu ma miejsce tylko raz, niezale偶nie od metody realizacji. Jej celem jest zdefiniowanie, czego dotyczy projekt. Jest te偶 najlepszym momentem, aby zrezygnowa膰 z realizacji projektu, je艣li pojawiaj膮 si臋 powa偶ne w膮tpliwo艣ci dotycz膮ce mo偶liwo艣ci jego uko艅czenia. Na tak wczesnym etapie organizacja nie poniesie wielkich koszt贸w, za艣 Project Managerowi stosunkowo 艂atwo jest rozsta膰 si臋 ze szkicowym jeszcze przedsi臋wzi臋ciem. Je艣li jednak nowy projekt wydaje si臋 obiecuj膮cy, na co warto zwr贸ci膰 uwag臋 w fazie jego inicjacji?

Dokumenty i interesariusze

Po pierwszych ustaleniach przychodzi czas na wykonanie studium wykonalno艣ci oraz karty projektu. Pierwszy dokument pozwoli okre艣li膰 szanse na sukces naszego przedsi臋wzi臋cia. Natomiast w drugi Project Manager wpisze szkicowe ramy przedsi臋wzi臋cia. 颁丑辞膰 pozbawione jeszcze detali, w艂a艣nie te dwa dokumenty b臋d膮 s艂u偶y艂y do przekonania interesariuszy, 偶e warto zrealizowa膰 nowy projekt.

Kogo jednak trzeba do tego przekona膰? O tym r贸wnie偶 decyduje faza inicjacji projektu, w kt贸rej zaczyna powstawa膰 rejestr interesariuszy. Jest to lista os贸b bezpo艣rednio zwi膮zanych z projektem, czyli mi臋dzy innymi przedstawiciele klienta, zarz膮d organizacji czy potencjalni wykonawcy. Intersariuszami s膮 jednak r贸wnie偶 osoby, na kt贸re po艣rednio wp艂ynie realizacja naszego przedsi臋wzi臋cia. Mog膮 to by膰 na przyk艂ad mieszka艅cy ulicy, przy kt贸rej b臋dziemy prowadzi膰 prace, albo pracownicy dzia艂u obs艂ugi klienta, w kt贸rym b臋dziemy wdra偶a膰 automatyzacj臋. Nie b臋d膮 oni zaanga偶owani w realizacj臋 projektu, ale 艣rodowisko ich 偶ycia lub pracy zmieni si臋 przez nasze dzia艂ania.

Ustalenie sposobu zarz膮dzania nowym projektem

Kto jednak jest zaanga偶owany w przygotowanie plan贸w nowego przedsi臋wzi臋cia? Odpowiedzialny jest za nie przede wszystkim Project Manager. Nawi膮zuje on kontakt z osobami, kt贸re b臋d膮 nadzorowa膰 wykonanie projektu i ustala z nimi mi臋dzy innymi kwestie takie jak:

  • zakresy odpowiedzialno艣ci
  • sposoby komunikacji – formalnej, takiej jak raportowanie, i nieformalnej, takiej jak zadawanie pyta艅 o bie偶膮ce kwestie dotycz膮ce planowania i realizacji projektu
  • zakresy tolerancji – na przyk艂ad dla bud偶etu i czasu realizacji planowanego projektu, czy podejmowanego ryzyka.

Je艣li w zarz膮dzie jest wi臋cej os贸b, kt贸re b臋d膮 zaanga偶owane w projekt, czasem zostaje w tym celu zorganizowane spotkanie nazywane narad膮 inicjuj膮c膮. Zwykle ma ona miejsce, gdy Project Manager sko艅czy艂 ju偶 prac臋 nad pierwszymi wersjami 诲辞办耻尘别苍迟贸飞, o kt贸rych pisali艣my powy偶ej:

  • studium wykonalno艣ci
  • kart膮 projektu
  • rejestrem interesariuszy, a czasem r贸wnie偶 wst臋pn膮 wersj膮
  • rejestru czynnik贸w ryzyka.

Od inicjacji do planowania

Naj艂atwiej wskaza膰 r贸偶nic臋 pomi臋dzy inicjacj膮 a planowaniem projektu zadaj膮c kluczowe pytania, na kt贸re trzeba odpowiedzie膰 w obu tych etapach. Ich por贸wnanie przedstawia poni偶sza tabelka:

FAZA INICJACJI

FAZA PLANOWANIA
Jaki jest cel projektu? Kiedy zamierzamy zrealizowa膰 pierwszy kamie艅 milowy?
Co realizacja projektu zmieni w organizacji lub u klienta? Kt贸ry cz艂onek zespo艂u b臋dzie odpowiedzialny za zarz膮dzanie zmian膮?
Czy realizacja projektu b臋dzie op艂acalna? Jak膮 cz臋艣膰 bud偶etu przeznaczy膰 na testowanie?
Jak du偶e jest ryzyko niepowodzenia projektu? Czy zwi臋kszone ryzyko podczas realizacji zadania A zagra偶a realizacji zadania B?

Planowanie jest bardziej szczeg贸艂owe – odpowiada raczej na pytania o to jak co艣 zrobi膰 oraz o fakty dotycz膮ce czasu realizacji i bud偶etu. Natomiast inicjacja koncentruje si臋 na pytaniach o og贸lny cel i sens, a tak偶e mo偶liwo艣膰 realizacji przedsi臋wzi臋cia jako ca艂o艣ci.

颁丑辞膰cz臋sto planowanie odbywa si臋 r贸wnolegle z faz膮 inicjacji i zanim jeszcze projekt zostanie formalnie rozpocz臋ty, te dwa obszary projektu maj膮 inne cele. Etap planowania mo偶e powtarza膰 si臋 wielokrotnie w trakcie projektu. Dotyczy bowiem sposobu i kolejno艣ci wykonywania konkretnych zada艅, a tak偶e realizacji cel贸w cz膮stkowych prowadz膮cych do osi膮gni臋cia celu projektu. Natomiast etap inicjacji koncentruje si臋 na zdefiniowaniu tego g艂贸wnego celu i og贸lnej ocenie, czy jego realizacja jest mo偶liwa i sensowna, oraz przekonaniu do tego kluczowych interesariuszy.

Podsumowanie

Faza inicjacji projektu oznacza, 偶e warto zwr贸ci膰 uwag臋 przede wszystkim na wielokrotne zadawanie najbardziej fundamentalnego pytania: czy realizacja tego przedsi臋wzi臋cia ma sens? Raz udzielona, finalna odpowied藕 zamykaj膮ca etap inicjacji zdeterminuje bowiem kierunek i zakres prac zespo艂u projektowego na ca艂y czas trwania planowanych dzia艂a艅.

Aby dokona膰 w艂a艣ciwego wyboru, warto po艣wi臋ci膰 energi臋 na rzetelne przygotowanie 诲辞办耻尘别苍迟贸飞 i ustalenie jasnego sposobu zarz膮dzania nowym projektem. Te inwestycje na pewno zwr贸c膮 si臋 na kolejnych etapach jego realizacji.

Je艣li podobaj膮 Ci si臋 tre艣ci, kt贸re tworzymy, sprawd藕 r贸wnie偶: .

Faza inicjacji projektu - na co zwr贸ci膰 uwag臋? caroline becker avatar 1background

Autor: Karolina Berecka

Karolina, jako project menad偶erka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przep艂ywu pracy i optymalizacji proces贸w. Jej umiej臋tno艣ci organizacyjne i zdolno艣膰 do pracy pod presj膮 czasu sprawiaj膮, 偶e jest najlepsz膮 osob膮 do zamieniania skomplikowanych projekt贸w w rzeczywisto艣膰.

Zobacz wszystkie posty

Najwa偶niejsze pytania

  1. Czy faza inicjacji projektu ma te偶 inne nazwy?

    W zale偶no艣ci od stosowanej metodyki zarz膮dzania, jest ona nazywana r贸wnie偶 faz膮 inicjowania. Bywa te偶 dzielona na etapy przygotowania projektu i inicjowania projektu, jak ma to miejsce w PRINCE2. Natomiast w metodykach zwinnych m贸wi si臋 czasem o fazie przed projektem, kiedy jeszcze wytwarzanie produktu nie zosta艂o rozpocz臋te.

Project management kompendium wiedzy:

  1. Czym jest projekt?
  2. Co to jest zarz膮dzanie projektami?
  3. Jak zarz膮dza膰 projektami? Metody zarz膮dzania projektami 1
  4. Jak zarz膮dza膰 projektami? Metody zarz膮dzania projektami 2
  5. Jakie s膮 rodzaje projekt贸w?
  6. Przyk艂ady projekt贸w
  7. Priorytetyzacja projekt贸w
  8. Projekt - obszary dzia艂ania
  9. Definicja sukcesu w zarz膮dzaniu projektami
  10. Oprogramowania do zarz膮dzania projektami - dlaczego warto je u偶ywa膰?
  11. Jak wybra膰 najlepsze oprogramowanie do zarz膮dzania projektami
  12. Przegl膮d oprogramowania do zarz膮dzania projektami
  13. Cykl 偶ycia projektu
  14. Do czego s艂u偶y wizja projektu?
  15. Cel projektu. Co to jest i jak go dobrze okre艣li膰?
  16. Faza inicjacji projektu
  17. Domena planowania w zarz膮dzaniu projektem
  18. Czym jest harmonogram projektu?
  19. Jak wykorzysta膰 kamienie milowe w projekcie?
  20. Realizacja projektu
  21. Jak przygotowa膰 plan awaryjny?
  22. Zako艅czenie projektu
  23. 5 przyczyn niepowodzenia projektu
  24. 5P - projekt, produkt i program
  25. 5P - portfel i portfolio projekt贸w
  26. Project Manager - zadania i obowi膮zki
  27. Project Manager - przydatne umiej臋tno艣ci
  28. Project Manager - jak nim zosta膰?
  29. Project Manager - 5 ksi膮偶ek, kt贸re powinien przeczyta膰
  30. Jak za艂o偶y膰 zesp贸艂 projektowy?
  31. WBS - podzia艂 pracy w projekcie
  32. Jak kierowa膰 zespo艂em podczas pracy hybrydowej?
  33. Wyzwania Project Managera podczas pracy w zespole
  34. Typy spotka艅 projektowych
  35. Monitorowanie projektu. Jakie parametry obserwowa膰?
  36. Jak napisa膰 skuteczne uzasadnienie biznesowe?
  37. Jak zdefiniowa膰 zakres projektu i unikn膮膰 scope creep?
  38. Studium wykonalno艣ci, czyli: czy ten projekt da si臋 zrealizowa膰?
  39. Analiza ryzyka w projektach i narz臋dzia, kt贸re mog膮 pom贸c
  40. Karta projektu - jak j膮 stworzy膰?
  41. Rejestr interesariuszy. Co to jest?
  42. Wykres Gantta w planowaniu projektu
  43. Jak stworzy膰 bud偶et projektu?
  44. Zarz膮dzanie czasem w projekcie
  45. Rejestr czynnik贸w ryzyka w projekcie. Jak go przygotowa膰?
  46. Strategie zarz膮dzania ryzykiem w projekcie
  47. Marketing projektu
  48. 殴r贸d艂a i obszary zmiany w projekcie
  49. Modele zarz膮dzania zmian膮 w projekcie
  50. Najnowsze metody zarz膮dzania projektami