¿­·¢k8Æì½¢Ìü

W każdym przedsiębiorstwie – bez względu na staż działalności, pozycję na rynku czy branżę, w której na co dzień funkcjonuje – zdarzają się błędy, problemy, wypadki czy awarie. Bardzo często w takich sytuacjach osoby odpowiedzialne starają się jak najszybciej podjąć działania naprawcze, co może być skuteczne na krótką metę, ale nie daje gwarancji, że sytuacja się nie powtórzy (generując kolejne koszty i pochłaniając posiadane zasoby).

Lepszym rozwiązaniem może być więc przeprowadzenie badania, jakim jest analiza przyczyn źródłowych (ang. Rooth Cause Analysis, RCA). Poniżej wyjaśniamy, co to za narzędzie, w jakim celu się je stosuje, a także jakie pozytywne rezultaty jego wykorzystywanie może przynieść organizacji.

Na czym polega analiza przyczyn źródłowych?

Analiza przyczyn źródłowych to powszechnie stosowane narzędzie, które sprawdza się nie tylko w różnych dziedzinach (od inżynierii, przez opiekę zdrowotną, medycynę oraz biznes, aż po produkcję czy zarządzanie jakością), ale niekiedy może mieć również zastosowanie do codziennego, osobistego życia.

To systematyczny proces, który prowadzi do identyfikacji podstaw problemów, incydentów i awarii, które zarówno już miaÅ‚y miejsce, jak i majÄ… charakter potencjalny. Wykorzystywanie tego to stanowi efekt myÅ›lenia, że dziaÅ‚ania skoncentrowane na tym wÅ‚aÅ›nie aspekcie – czyli prawdziwym podÅ‚ożu problemu – sÄ… zwykle bowiem bardziej efektywne niż sama reakcja na symptomy, które po jakimÅ› czasie mogÄ… siÄ™ pojawić jeszcze raz.

Korzyści stosowania analizy przyczyn źródłowych

GłównÄ… korzyÅ›ciÄ… zwiÄ…zanÄ… ze stosowaniem analizy przyczyn źródÅ‚owych jest zapobieganie ponownemu wystÄ…pieniu, co staje siÄ™ możliwe wÅ‚aÅ›nie dziÄ™ki usuniÄ™ciu powodów, dla których problemy i awarie siÄ™ zdarzajÄ…. W taki sposób poprawia siÄ™ jakość oferowanych produktów, usÅ‚ug czy procesów, zmniejsza siÄ™ ponoszone koszty i zapewnia siÄ™ bardziej optymalne wykorzystanie zasobów. To jednak nie jedyny pozytywny rezultat wykorzystania tego narzÄ™dzia – wÅ›ród dodatkowych korzyÅ›ci wymienimy m.in.:

• lepsze zarzÄ…dzanie ryzykiem – analiza przyczyn źródÅ‚owych pomaga w zrozumieniu, jakie czynniki mogÄ… prowadzić do problemów, co umożliwia bardziej skuteczne zarzÄ…dzanie ryzykiem zarówno w ramach jednorazowych projektów, jak i codziennych dziaÅ‚aÅ„,
• wzrost bezpieczeÅ„stwa – w sektorach takich jak przemysÅ‚, medycyna czy transport RCA pomaga w identyfikacji zagrożeÅ„ (podÅ‚oża wypadków), co zwiÄ™ksza poziom bezpieczeÅ„stwa,
• poprawa zadowolenia klienta – likwidujÄ…c powody, dla których pojawiaÅ‚y siÄ™ skargi czy reklamacje, polepsza siÄ™ stosunek klienta do naszej marki.

Cele analizy przyczyn źródłowych

Mogłoby się wydawać, że nadrzędnym celem analizy przyczyn źródłowych jest zrozumienie faktycznego powodu, dla którego problem czy awaria się pojawiła, co stoi w opozycji do skupienia się jedynie na bezpośrednich objawach i podjęciu działań naprawczych. Należy jednak stwierdzić, że takie działanie stanowi jedynie przejaw stosowania opisywanego narzędzia.

RCA ma na celu bowiem – poprzez określone kroki – identyfikację obszarów, w których można dokonać ulepszać, prowadząc do zwiększenia wydajności, jakości realizowanych działań, szybkości zachodzących procesów. Tym samym wykorzystywanie tego narzędzia stanowi wsparcie dla ciągłego doskonalenia produktów, usług lub procesów, co ma przynosić pozytywny rezultat dla wszystkich interesariuszy (pracowników, klientów, partnerów biznesowych itd.).

Jak przeprowadzić RCA?

W jaki sposób należy przeprowadzić proces RCA, żeby upewnić się, że przyniesie oczekiwane rezultaty? Najlepiej postępować zgodnie z poniżej opisanymi krokami:

1. OkreÅ›lenie problemu – wybierz konkretny problem, incydent lub awariÄ™, którÄ… chcesz zbadać, a nastÄ™pnie opisz dokÅ‚adnie, co siÄ™ wydarzyÅ‚o i jakie byÅ‚y skutki.
2. Zebranie danych o problemie – skorzystaj z raportów, dokumentacji, zapisów, Å›wiadectw Å›wiadków i innych dostÄ™pnych źródeÅ‚, aby uzyskać peÅ‚ny obraz sytuacji.
Identyfikacja potencjalnych powodów problemu – skup siÄ™ na identyfikacji wszystkich czynników, które mogÅ‚y spowodować powstanie problemu (np. stosujÄ…c diagram Ishikawy). PamiÄ™taj, że niektóre z nich mogÄ… być ukryte lub nieoczywiste.
3. Testowanie potencjalnych przyczyn – po zidentyfikowaniu potencjalnych powodów należy je przetestować, aby potwierdzić lub wykluczyć ich udziaÅ‚ w wystÄ…pieniu problemu.
4. Identyfikacja podłoża problemu – wybierz powód problemu czy awarii, który ma największe znaczenie (czyli przynosi najgorsze skutki).
5. Wdrożenie dziaÅ‚aÅ„ korygujÄ…cych – na podstawie zidentyfikowanych powodów opracuj konkretne dziaÅ‚ania naprawcze, które zmniejszÄ… lub wyeliminujÄ… ryzyko ponownego wystÄ…pienia problemu. Po ich wdrożeniu pamiÄ™taj o przeprowadzeniu oceny skutecznoÅ›ci, a także zachowaniu elastycznoÅ›ci (konieczne może być bowiem dostosowanie dziaÅ‚aÅ„ naprawczych w miarÄ™ uzyskiwania nowych informacji).

JeÅ›li nie jesteÅ› pewien co do powodów problemu możesz zapytać swoich pracowników o ich zdanie. System do zarzÄ…dzania projektami i zespoÅ‚ami – ¿­·¢k8Æì½¢Ìü – pomoże Ci w podtrzymaniu otwartej komunikacji. WykorzystujÄ…c funkcjÄ™ check-ins możesz wysÅ‚ać automatycznÄ… wiadomość do wszystkich (lub wybranych) czÅ‚onków swojego zespoÅ‚u z proÅ›bÄ… o odpowiedź na dany temat. Możesz także ustawić, aby pytania te byÅ‚y wysyÅ‚ane systematycznie (np. w okreÅ›lone dni i godziny). W ten sposób zyskasz szersze spojrzenie na dany problem i poznasz potencjalne powody jego powstania z perspektywy innych osób.

Analiza przyczyn źródłowych – podsumowanie

Jeśli szukasz sposobu na poprawę jakości, wydajności, bezpieczeństwa czy zadowolenia klienta w ramach oferowanych przez Ciebie produktów czy usług, analiza przyczyn źródłowych może być narzędziem, które przyniesie Ci oczekiwane efekty.

Musisz jednak obowiązkowo pamiętać, że RCA nie jest magiczną kulą, która zagwarantuje, że problem zostanie rozwiązany. Poprzez znalezienie podłoża znacząco zwiększa jednak szanse na to, że osiągniesz sukces i zrealizujesz wyznaczone cele biznesowe. Najważniejsze jest jednak, by jej wykorzystywanie zapewniło że problematyczne sytuacje będą rzadziej się pojawiać (lub zostaną całkowicie zlikwidowane), co zostanie pozytywnie odebrane przez wszystkie zainteresowane strony.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: .