¿­·¢k8Æì½¢Ìü

Każdego dnia kierownicy poszczególnych zespołów w firmie dokładają wszelkich starań, by jak najlepiej zorganizować posiadane zasoby – rozdzielić w optymalny sposób zadania, zlecić dodatkowe taski wykraczające poza obowiązki danej osoby, ale konieczne do wykonania czy zapewnić przestrzeń na obowiązki wyskakujące na ostatnią chwilę. Wymaga to od nich nie tylko znajomości obciążenia każdego pracownika, ale również sprawowania kontroli nad nieobecnościami. Kompleksowe zarządzanie urlopami pracowników jest bowiem niezbędne do tego, by prawidłowe funkcjonowanie zespołu nie zostało w żaden sposób zaburzone – zwłaszcza okresach typowo wolnych (świątecznych czy wakacyjnych). Poniżej wyjaśniamy, jak należy organizować ten proces i jakie rozwiązania mogą być w tym pomocne.

Zarządzanie urlopami pracowników

1. Zarządzanie urlopami – co obejmuje?
2. Jak skutecznie zarządzać urlopami?
3. Gdzie pilnować nieobecności?
4. ¿­·¢k8Æì½¢Ìü – specjalny moduÅ‚ do zarzÄ…dzania urlopami
5. Skuteczne zarządzanie urlopami – podsumowanie

Zarządzanie urlopami – co obejmuje?

Nie da się ukryć, że im większa firma, tym większe trudności pojawiają się w organizacji zasobów – zwiększająca się nieustannie liczba pracowników sprawia, że pracownik działu HR czy lider zespołu nie jest w stanie spamiętać wszystkich informacji o nieobecnościach. Odpowiednie zarządzanie urlopami ma jednak znaczenie strategiczne, ponieważ niekontrolowane terminy i liczby nieobecności mogą zachwiać dotychczasowym funkcjonowaniem zarówno zespołu, jak i firmy jako całości, powodując przestoje w pracy (np. niemożność podjęcia ważnej decyzji).

Jednocześnie wymaga postępowania zgodnie z prawem: kontroli wykorzystanych dni czy rodzaju wniosku o wolne (wypoczynkowy, na żądanie, macierzyński, okolicznościowy, bezpłatny itd.) w celu poprawnego naliczenia wynagrodzenia. W tym obszarze pomyłki nie powinny się pojawiać.

Jak skutecznie zarządzać urlopami?

Firmy działające w poszczególnych branżach stosują różne taktyki w obszarze kontrolowania nieobecności pracowników. Niektóre wymagają stworzenia kompleksowego planu nieobecności z góry na cały rok, podczas gdy inne podchodzą do tego tematu mniej rygorystycznie, wymagając jedynie kilkutygodniowego wcześniejszego zgłoszenia zapotrzebowania na wolne (termin zgłoszenia zależny od długości wolnego).

Zwykle zakłada się również, że nieobecności osób o podobnych rolach w zespole nie mogą się nakładać, by zawsze była chociaż jedna osoba, która może pomóc w każdym obszarze – zarówno na stanowiskach szeregowych, jak i wśród kadry kierowniczej czy liderów zespołu. W przypadku niewielkich firm można sprawować samodzielnie kontrolę, ale gdy przedsiębiorstwo zatrudnia kilkaset pracownikami pojawia się konieczność zautomatyzowania tego procesu.

Gdzie pilnować nieobecności?

Å»eby skuteczne zarzÄ…dzanie urlopami byÅ‚o możliwe, konieczne jest wykorzystanie narzÄ™dzia wspierajÄ…cego w odpowiedni sposób ten proces. KiedyÅ› liderzy i pracownicy dziaÅ‚u kadr stosowali głównie papierowÄ… dokumentacjÄ™ oraz kalendarze – rozwój technologii doprowadziÅ‚ do powstania szeregu różnego rodzaju programów zarówno sÅ‚użących jedynie do tego celu (tzw. Leave Management Systems), jak i bardziej kompleksowych, ale wyposażonych w takÄ… funkcjÄ™ (np. ¿­·¢k8Æì½¢Ìü do realizacji projektów).

Tego typu program skraca obieg »å´Ç°ì³Ü³¾±ð²Ô³Ùó·É zwiÄ…zanych z nieobecnoÅ›ciÄ…, dajÄ…c szansÄ™ kierownikowi na szybsze podjÄ™cie decyzji dot. tego, czy dana osoba może wziąć wolne w podanym terminie (czy bÄ™dzie miaÅ‚a zastÄ™pstwo w tym czasie, czy nie przekroczy liczby przysÅ‚ugujÄ…cych jej dni itd.).

¿­·¢k8Æì½¢Ìü – specjalny moduÅ‚ do zarzÄ…dzania urlopami

W jaki sposób można wykorzystać ¿­·¢k8Æì½¢Ìü do zarzÄ…dzania urlopami pracowników? Ten system gromadzi wszystkie dane w jednym miejscu, dziÄ™ki czemu każda osoba w firmie wie, kto w danym momencie jest nieobecny. Otrzymuje również informacjÄ™, kto jest jej zastÄ™pcÄ…, przez co może rozwiÄ…zać palÄ…cÄ… kwestiÄ™, bez koniecznoÅ›ci czekania na powrót wÅ‚aÅ›ciwej osób do pracy. Kierownik zespoÅ‚u ma z kolei podglÄ…d na dni wolne w kalendarzu, dziÄ™ki czemu nie dojdzie do sytuacji pominiÄ™cia nieobecnoÅ›ci jakiejkolwiek osoby i zwiÄ…zanego z tym chaosu organizacyjnego.

JednoczeÅ›nie ¿­·¢k8Æì½¢Ìü usprawnia również proces skÅ‚adania, Å›ledzenia oraz akceptacji wniosków o wolne, co na pewno ma istotne znaczenie dla czÅ‚onków Twojej firmy czy zespoÅ‚u. W każdym momencie pracownicy mogÄ… zerknąć na swój profil i sprawdzić, ile dni im zostaÅ‚o do wykorzystania, co pozwala rozważnie planować wolne.

Skuteczne zarządzanie urlopami – podsumowanie

Zarządzanie urlopami pracowników to jeden z podstawowych procesów odbywających się w każdym miejscu pracy i zdecydowanie nie powinien przysparzać trudności związanych z przestojami w projektach, brakiem decyzyjności czy dezinformacją i chaosem organizacyjnym. Jeśli zauważasz jednak takie problemy w swojej firmie, powinieneś obowiązkowo poszukać odpowiedniego rozwiązania – zwłaszcza że jest na wyciągnięcie ręki.

NarzÄ™dzie takie jak ¿­·¢k8Æì½¢Ìü pozwoli Ci sprawować peÅ‚nÄ… kontrolÄ™ nad nieobecnoÅ›ciami każdego pracownika dziÄ™ki automatyzacji skÅ‚adania, akceptacji i Å›ledzenia wniosków (rezygnacja z papierologii) oraz staÅ‚emu dostÄ™powi do kalendarza. Z pomocÄ… tego programu szybko i Å‚atwo przyjdzie Ci podejmowanie decyzji dotyczÄ…cych nieobecnoÅ›ci w pracy.

Przeczytaj także: Badanie zaangażowania pracowników – 15 pytaÅ„, które warto umieÅ›cić w ankiecie

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: .