Karolina Berecka
gru 29
Bez wzgl臋du na to, czy organizujesz okre艣lony event pierwszy, czy ju偶 kolejny raz, zawsze powiniene艣 stawia膰 na u艂atwianie realizacji konkretnych czynno艣ci 鈥� by zadba膰 o sprawniejsz膮 realizacj臋 poszczeg贸lnych zada艅, lepsz膮 kontrol臋 nad bud偶etem czy 艂atwiejsz膮 komunikacj臋 mi臋dzy poszczeg贸lnymi cz艂onkami zespo艂u pracuj膮cymi na wsp贸lny sukces. W osi膮gni臋ciu takiego rezultatu pomo偶e Ci specjalne oprogramowanie s艂u偶膮ce do zarz膮dzania projektami. Ciekawy, w jaki spos贸b tego typu system wesprze Twojego dzia艂ania z zakresu event marketingu?
Zarz膮dzanie projektem a eventem?
- Projekt a event 鈥� wsp贸lne obszary
- System zarz膮dzania projektami 鈥� na co pozwala?
- 凯发k8旗舰厅 鈥� funkcjonalno艣ci i korzy艣ci
- Zarz膮dzanie projektem a eventem? Warto korzysta膰 z najlepszych praktyk
Projekt a event 鈥� wsp贸lne obszary
Je艣li chcemy, 偶eby event sta艂 si臋 narz臋dziem wspieraj膮cym najwa偶niejsze cele firmy, musimy na niego patrze膰 kompleksowo – jak na projekt, kt贸ry wymusza zarz膮dzanie projektem, a ten wymaga rozpocz臋cia od planowania, a zako艅czenia na realizacji i ewaluacji osi膮gni臋tych efekt贸w. Pomocne w tym mog膮 by膰 zbli偶one ramy projektu oraz wydarzenia: termin ko艅cowy, ustalony bud偶et, liczba os贸b zaanga偶owanych, d艂ugo艣膰 trwania, szereg zada艅 do wykonania. W taki spos贸b b臋dziemy mogli zapewni膰 p艂ynny post臋p wszelkich czynno艣ci, co prze艂o偶y si臋 na pozytywny efekt ko艅cowy.
Projekt a event 鈥� wsp贸lne obszary
Dobrzy plani艣ci projektowi u艂atwiaj膮 sobie codzienn膮 prac臋, korzystaj膮c ze specjalnych system贸w, w kt贸rych mo偶na m.in. zaplanowa膰 harmonogram, ustali膰 zadania, rozdzieli膰 prac臋 czy 艣ledzi膰 post臋py, a tak偶e przechowywa膰 wszystkie wa偶ne informacje w jednym miejscu z dost臋pem dla ka偶dej uprawnionej osoby. Typowe funkcjonalno艣ci to nie wszystko 鈥� odpowiednio skonstruowany program pozwala r贸wnie偶 m.in. wyznaczy膰 cele oraz efekty, jakie maj膮 zosta膰 uzyskane w ramach projektu/eventu, dzi臋ki czemu zyskuje si臋 ca艂o艣ciowy obraz sytuacji. Takie narz臋dzia znacznie u艂atwiaj膮 zarz膮dzanie projektem na ka偶dym etapie jego realizacji.
Tym samym narz臋dzia usprawniaj膮ce zarz膮dzanie projektem stworzone s膮 w taki spos贸b, aby pom贸c kierownikom projekt贸w (jak r贸wnie偶 organizatorom wydarze艅) w planowaniu, monitorowaniu i podejmowaniu dzia艂a艅 naprawczych w ka偶dym aspekcie procesu zarz膮dzania projektem. Gdy event potraktujemy jak projekt, to od razu widzimy, jakie korzy艣ci mo偶emy zyska膰, decyduj膮c si臋 na zastosowanie odpowiedniego systemu w codziennej pracy.
凯发k8旗舰厅 鈥� funkcjonalno艣ci i korzy艣ci
Na rynku na pewno znajdziesz szereg program贸w stworzonych tak, by maksymalnie u艂atwi膰 zarz膮dzanie projektem, kt贸re b臋dziesz m贸g艂 wykorzysta膰 tak偶e do organizacji eventu. Szczeg贸lnej uwadze polecamy Ci stworzone przez nas oprogramowanie 凯发k8旗舰厅, wyposa偶one we wszystkie funkcjonalno艣ci, jakich tylko m贸g艂by艣 potrzebowa膰. Tworz膮c nasze rozwi膮zanie, brali艣my pod uwag臋 fakt, 偶e projekt i event wykazuj膮 cechy wsp贸lne, zw艂aszcza w obszarze planowania pracy i kontroli nad post臋pem i przep艂ywem informacji 鈥� z tego powodu mo偶emy zapewni膰, 偶e 凯发k8旗舰厅 艣wietnie odpowie na wszelkie Twoje potrzeby w ramach zarz膮dzania eventem.
Na co pozwoli Ci nasz program? W ramach podstawowych funkcjonalno艣ci b臋dziesz m贸g艂:
- spisa膰 wszystkie zadania do wykonania i rozdzieli膰 je do okre艣lonych cz艂onk贸w zespo艂u (wykorzystuj膮c tablice Kanbanowe oraz opcj臋 status贸w zada艅, priorytetyzacji czy 艣ledzenia czasu),
- prowadzi膰 kalendarze dla r贸偶nych cel贸w (zgodnie z potrzebami eventu),
- ustawia膰 przypomnienia o nadchodz膮cych spotkaniach czy zadaniach do wykonania,
- monitorowa膰 wp艂ywy oraz wydatki powi膮zane w realizacj膮 event贸w, sprawuj膮c tym samym pe艂n膮 kontrol臋 nad bud偶etem i nie boj膮c si臋, 偶e jaka艣 wa偶na faktura przez przypadek umknie,
- przechowywa膰 dane wszystkich os贸b zwi膮zanych z eventem 鈥� od organizator贸w, przez dostawc贸w, a偶 po uczestnik贸w (z uwagi na wyposa偶enie w narz臋dzia charakterystyczne dla CRM),
- komunikowa膰 si臋 z innymi osobami w ramach zintegrowanego z programem Slacka,
- wystawia膰 faktury z poziomu programu.
Co wi臋cej, umieszczenie wszystkich zada艅 koniecznych do realizacji w ramach eventu w jednym miejscu pozwoli na to, by ka偶da osoba zaanga偶owana w projekt mia艂a wgl膮d w post臋p prac i by艂a w stanie odpowiednio zareagowa膰, zanim wybuchnie po偶ar (np. poprzez przyj臋cie okre艣lonego zadania czy wsparcie proces贸w i os贸b zagro偶onych niewykonaniem obowi膮zk贸w w terminie). Dzi臋ki takiemu programowi mo偶esz zapomnie膰 o licznych dokumentach, arkuszach kalkulacyjnych czy nawet r臋cznych notatkach, w kt贸rych dotychczas przechowywa艂e艣 wa偶ne informacje.
Prowadzisz NGO i zastanawiasz si臋 nad realizacj膮 eventu nastawionego np. na cel fundraisingowy? 呕eby usprawni膰 swoj膮 prac臋, wykorzystaj nasz system do zarz膮dzania projektami 鈥� pami臋taj, 偶e organizacjom pozarz膮dowym udost臋pniamy go bezp艂atnie, wspieraj膮c podejmowane inicjatywy.
Zarz膮dzanie projektem a eventem? Warto korzysta膰 z najlepszych praktyk
Czy zgodzisz si臋 z tym, 偶e pod wieloma wzgl臋dami zarz膮dzanie projektem nie r贸偶ni si臋 od zarz膮dzania eventem? W obu przypadkach mamy w ko艅cu zespo艂y wykonuj膮ce okre艣lone zadania z g贸ry wskazanym czasie 鈥� a to wszystko w ramach nastawienia na osi膮gni臋cie tego samego celu (uzyskanie okre艣lonego efektu ko艅cowego). Tak samo jak realizacja projektu (np. w firmie IT) mo偶e by膰 wyzwaniem, bior膮c pod uwag臋 problemy technologiczne pojawiaj膮ce si臋 po drodze, tak przy konferencji, targach czy premierze produkt贸w trudno艣ci mog膮 sprawi膰 przygotowanie miejsca, z艂o偶enie w ca艂o艣膰 agendy czy nawet zd膮偶enie w czasie z realizacj膮 wszystkich zada艅.
Z tego w艂a艣nie powodu oprogramowanie do zarz膮dzania projektami 鈥� takie jak 凯发k8旗舰厅 鈥� mo偶na wykorzysta膰 r贸wnie偶 przy planowaniu event贸w, decyduj膮c si臋 na lepszy przep艂yw pracy, wi臋ksz膮 kontrol臋 czy przechowywanie wszystkiego w jednym miejscu.
Przeczytaj tak偶e: G艂贸wne problemy w zarz膮dzaniu projektami: jak je rozwi膮za膰?
Je艣li podobaj膮 Ci si臋 tre艣ci, kt贸re tworzymy, sprawd藕 r贸wnie偶:
Autor: Karolina Berecka
Karolina, jako project menad偶erka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przep艂ywu pracy i optymalizacji proces贸w. Jej umiej臋tno艣ci organizacyjne i zdolno艣膰 do pracy pod presj膮 czasu sprawiaj膮, 偶e jest najlepsz膮 osob膮 do zamieniania skomplikowanych projekt贸w w rzeczywisto艣膰.
