Andrzej Naborowski
gru 19
Uzgadnianie faktur to proces polegaj膮cy na por贸wnaniu danych z faktur z wyci膮giem bankowym. Jest to wa偶ne zadanie w ka偶dej firmie. Dotyczy to zar贸wno faktur za zakupione przez Ciebie towary i us艂ugi, jak i tych, kt贸re Ty wystawi艂e艣 swoim klientom. Dzi臋ki temu mo偶esz sprawdzi膰 czy nie op贸藕niasz si臋 z p艂atno艣ciami za firmowe zakupy. Dowiesz si臋 te偶 czy Twoi klienci op艂acili ju偶 wystawione przez Ciebie faktury. Pozwoli Ci to na lepsz膮 kontrol臋 nad nale偶no艣ciami. Z tego artyku艂u dowiesz si臋 dlaczego uzgadnianie faktur jest istotnym elementem procesu.
Co to jest uzgadnianie faktur? – om贸wione zagadnienia
- Jak uzgodni膰 faktury przychodz膮ce?
- Jakie s膮 korzy艣ci z uzgadniania faktur przychodz膮cych?
- Jak uzgodni膰 faktury wychodz膮ce?
- Jakie s膮 korzy艣ci z uzgadniania faktur wychodz膮cych?
- Czy faktury mo偶na uzgadnia膰 r臋cznie?
- Jak usprawni膰 uzgadnianie faktur?
Jak uzgodni膰 faktury przychodz膮ce?
Za ka偶dy towar zakupiony na firm臋 otrzymujesz faktur臋. Podobnie sprawa wygl膮da w przypadku zakupionych us艂ug – one r贸wnie偶 s膮 dokumentowane fakturami. Je艣li Twoja firma dzia艂a od niedawna by膰 mo偶e nie ka偶dy b臋dzie chcia艂 sprzeda膰 Ci swoje produkty lub us艂ugi z odroczonym terminem p艂atno艣ci. W tym wypadku b臋dziesz musia艂 regulowa膰 swoje zobowi膮zania za pomoc膮 got贸wki. Ten spos贸b zap艂aty powoduje, 偶e nie musisz uzgadnia膰 takich faktur. W przypadku faktury got贸wkowej zawsze masz pewno艣膰, 偶e zosta艂a ona op艂acona.
Z biegiem czasu, kiedy wyrobisz sobie dobr膮 mark臋, coraz wi臋cej firm b臋dzie sk艂onnych sprzedawa膰 Ci swoje wyroby stosuj膮c odroczony termin p艂atno艣ci. Jest to dla Ciebie korzystne, bo przy takich zakupach nie musisz od razu anga偶owa膰 swoich 艣rodk贸w. Ale wi膮偶e si臋 to z konieczno艣ci膮 pilnowania termin贸w p艂atno艣ci. Pomo偶e w tym uzgadnianie faktur. Jak przeprowadzi膰 takie uzgodnienie?
Trzeba por贸wna膰 faktury przychodz膮ce, czyli takie, kt贸re otrzyma艂e艣 od innych firm, z Twoim rachunkiem bankowym. 呕eby u艂atwi膰 sobie prac臋 mo偶esz wyfiltrowa膰 przelewy wychodz膮ce. Dzi臋ki temu otrzymasz list臋 transakcji, w kt贸rych przelewa艂e艣 pieni膮dze innym firmom i osobom. Kiedy b臋dziesz mia艂 w r臋ku tak膮 list臋 najpierw trzeba por贸wna膰 kwoty z faktur z kwotami, jakie znajduj膮 si臋 na wyci膮gu bankowym. Gdy znajdziesz ju偶 przelew na kwot臋, kt贸ra widnieje na fakturze, to sprawd藕 czy pieni膮dze trafi艂y do w艂a艣ciwego odbiorcy. Jak to zrobi膰? Wystarczy por贸wna膰 dane wystawcy faktury z danymi odbiorcy przelewu. Je艣li wszystko si臋 zgadza to mo偶esz tak膮 faktur臋 odhaczy膰 jako zap艂acon膮.
Jakie s膮 korzy艣ci z uzgadniania faktur przychodz膮cych?
Dlaczego uzgadnianie faktur przychodz膮cych do Twojej firmy jest takie wa偶ne? Pomo偶e Ci to w dopilnowaniu termin贸w p艂atno艣ci. Je艣li podczas uzgadniania zostan膮 Ci jakie艣 faktury, do kt贸rych nie znajdziesz przelew贸w wychodz膮cych b臋dzie to oznacza膰, 偶e jeszcze nie zap艂aci艂e艣 za nie. W takim wypadku sprawd藕 czy nie zosta艂 przekroczony termin p艂atno艣ci. Mo偶e po prostu przelewy za te faktury jeszcze nie zesz艂y z Twojego konta i znajduj膮 si臋 w przelewach oczekuj膮cych na realizacj臋. Je艣li tak jest, to nie ma powod贸w do obaw. Gorzej je艣li termin p艂atno艣ci ju偶 up艂yn膮艂, a Ty nie zap艂aci艂e艣 za tak膮 faktur臋. W tym wypadku najlepiej b臋dzie jak najszybciej uregulowa膰 zaleg艂e p艂atno艣ci.
Zap艂ata po terminie mo偶e mie膰 dla Ciebie negatywne skutki. Jakie? Za nieterminow膮 p艂atno艣膰 wystawca faktury mo偶e doliczy膰 Ci odsetki. P艂atno艣膰 po terminie mo偶e r贸wnie偶 skutkowa膰 utrat膮 przyznanych rabat贸w. Na pewno te偶 niekorzystnie wp艂ywa to na Tw贸j wizerunek, bo przecie偶 nikt nie lubi os贸b, kt贸re sp贸藕niaj膮 si臋 z p艂atno艣ci膮. Uzgadnianie otrzymanych faktur pomo偶e unikn膮膰 tego typu problem贸w. Dzi臋ki temu swoje zobowi膮zania b臋dziesz m贸g艂 regulowa膰 na czas.
Jak uzgadnia膰 faktury wychodz膮ce?
Faktury wychodz膮ce to te, kt贸re wystawi艂e艣 swoim klientom. Uzgadnianie faktur wychodz膮cych pomo偶e Ci w pilnowaniu swoich nale偶no艣ci. Dzi臋ki temu procesowi b臋dziesz wiedzia艂 kto ju偶 Ci zap艂aci艂, a kto jeszcze zalega z p艂atno艣ci膮. Jak w praktyce wygl膮da uzgadnianie takich faktur?
Trzeba por贸wna膰 dane z wyci膮g贸w bankowych z wystawionymi fakturami. Prac臋 mo偶na sobie u艂atwi膰 poprzez wyfiltrowanie przelew贸w przychodz膮cych. Otrzymasz wtedy list臋 wszystkich wp艂yw贸w na Twoje konto. Nast臋pnie do kwot, jakie wp艂yn臋艂y na konto, trzeba dopasowa膰 faktury. Warto dok艂adnie sprawdzi膰 czy dane osoby lub firmy, kt贸ra wys艂a艂a pieni膮dze, zgadzaj膮 si臋 z danymi nabywcy podanymi na wystawionej przez Ciebie fakturze.
Szczeg贸ln膮 ostro偶no艣膰 podczas uzgadniania faktur musisz zachowa膰 wtedy, gdy dla r贸偶nych klient贸w wystawi艂e艣 faktury na tak膮 sam膮 kwot臋. Brak dok艂adno艣ci w uzgadnianiu m贸g艂by spowodowa膰, 偶e przyporz膮dkujesz p艂atno艣膰 nie do tego klienta, do kt贸rego powiniene艣. W unikni臋ciu takich pomy艂ek mo偶e pom贸c sprawdzanie tytu艂贸w przelew贸w. Je艣li kto艣 poda艂 za jak膮 faktur臋 p艂aci to b臋dzie Ci 艂atwiej przyporz膮dkowa膰 taki wp艂yw na konto do odpowiedniej faktury. A dlaczego uzgadnianie faktur wychodz膮cych jest takie wa偶ne?
Jakie s膮 korzy艣ci z uzgadniania faktur wychodz膮cych?
Uzgadnianie faktur wychodz膮cych daje Ci wgl膮d w bie偶膮c膮 sytuacj臋 finansow膮 . Dzi臋ki temu wiesz za kt贸re faktury ju偶 otrzyma艂e艣 pieni膮dze. Wiesz te偶 na jakie wp艂ywy na konto mo偶esz liczy膰 w najbli偶szej przysz艂o艣ci. Wy艂apiesz r贸wnie偶 te osoby lub firmy, kt贸re sp贸藕niaj膮 si臋 z uregulowaniem p艂atno艣ci za zakupione u Ciebie produkty lub us艂ugi. Dzi臋ki tej wiedzy mo偶esz podj膮膰 starania, kt贸re doprowadz膮 do tego, 偶e takie osoby ureguluj膮 swoje zobowi膮zania wobec Ciebie. Je艣li zwlekasz zbyt d艂ugo z przypomnieniem d艂u偶nikom o zap艂acie to mo偶e by膰 Ci trudniej odzyska膰 nale偶ne Ci pieni膮dze. Dlatego nie warto zaniedbywa膰 uzgadniania faktur.
Czy faktury mo偶na uzgadnia膰 r臋cznie?
Je艣li wystawiasz niewiele faktur to ich uzgodnienie nie zajmie Ci wiele czasu. Podobnie je艣li nie masz zbyt wielu faktur kosztowych to sprawdzenie czy zap艂aci艂e艣 za wszystkie faktury przychodz膮ce nie powinno by膰 trudne. Przy niewielkich ilo艣ciach 诲辞办耻尘别苍迟贸飞 mo偶na sobie z tym poradzi膰 prowadz膮c uzgodnienia r臋cznie. Pomocne mo偶e by膰 sporz膮dzenie listy otrzymanych faktur. Na takiej li艣cie odhaczysz, kt贸re z nich s膮 ju偶 zap艂acone, a kt贸re jeszcze czekaj膮 na zap艂acenie. Podobn膮 list臋 mo偶esz zrobi膰 wymieniaj膮c na niej faktury, kt贸re Ty wystawi艂e艣. Tutaj odhaczysz od kogo otrzyma艂e艣 ju偶 pieni膮dze, a kto jeszcze Ci nie zap艂aci艂.
Prac臋 przy uzgodnieniach mo偶e u艂atwi膰 na przyk艂ad dobrze przygotowany arkusz kalkulacyjny. Warto te偶 uzgadniane faktury u艂o偶y膰 chronologicznie. Dobr膮 praktyk膮 jest systematyczne uzgadnianie faktur. Op艂acone faktury przychodz膮ce odznaczaj od razu po wykonaniu przelewu. Regularnie sprawdzaj wp艂ywy na konto i odznaczaj faktury, za kt贸re otrzyma艂e艣 ju偶 p艂atno艣膰. Je艣li robisz to rzadko, to na pewno zajmie Ci to wi臋cej czasu ni偶 wtedy, gdyby艣 uzgodnie艅 dokonywa艂 na bie偶膮co. Jednak je艣li masz du偶o 诲辞办耻尘别苍迟贸飞 to r臋czne uzgadnianie faktur mo偶e nie by膰 najlepszym rozwi膮zaniem. Dotyczy to zar贸wno faktur otrzymanych, jak i wystawionych przez Ciebie. Co zatem zrobi膰, 偶eby u艂atwi膰 sobie t膮 prac臋?
Jak usprawni膰 uzgadnianie faktur?
Z pomoc膮 przychodzi automatyzacja. Przy du偶ej ilo艣ci 诲辞办耻尘别苍迟贸飞 warto skorzysta膰 z oprogramowania, kt贸re u艂atwi uzgadnianie faktur. Pomo偶e Ci to znale藕膰 wszelkie rozbie偶no艣ci pomi臋dzy wystawionymi fakturami a wp艂ywami na konto. Dzi臋ki temu 艂atwiej poradzisz sobie z ustaleniem czy klient zap艂aci艂 za ca艂膮 faktur臋, zap艂aci艂 cz臋艣ciowo, czy mo偶e zalega z p艂atno艣ci膮. Taki system pozwoli Ci szybko znale藕膰 wszystkie przeterminowane faktury, dzi臋ki czemu 艂atwiej b臋dzie Ci 艣ci膮ga膰 swoje nale偶no艣ci. Nie przegapisz te偶 termin贸w p艂atno艣ci za faktury, kt贸re otrzyma艂e艣 za zakupione przez siebie towary i us艂ugi. Zaoszcz臋dzi Ci to wiele czasu, kt贸ry b臋dziesz m贸g艂 przeznaczy膰 na inne rzeczy – rozw贸j firmy albo wypoczynek – tu decyzja nale偶y do Ciebie.
Przeczytaj tak偶e: Najlepsze praktyki dotycz膮ce tworzenia faktury
Je艣li podobaj膮 Ci si臋 tre艣ci, kt贸re tworzymy, sprawd藕 r贸wnie偶:
Autor: Andrzej Naborowski
Specjalista od rozwi膮zywania problem贸w. Posiada 5 r贸偶nych stopni naukowych i niesko艅czone pok艂ady motywacji, co czyni go idealnym przedsi臋biorc膮 i menad偶erem. Przy poszukiwaniu pracownik贸w i partner贸w biznesowych najwi臋ksze znaczenie ma dla niego otwarto艣膰 i ciekawo艣膰 艣wiata.
