Nikola Maniecka
wrz 20
W praktyce przedsi臋biorstw coraz cz臋艣ciej wykorzystuje si臋 systemy informatyczne wspomagaj膮ce prac臋 w wielu obszarach organizacyjnych. S艂u偶膮 one do poprawy przep艂ywu informacji i pracy oraz skutecznego wykorzystania i zarz膮dzania zasobami ludzkimi. Filarem ka偶dego przedsi臋biorstwa jest dzia艂 HR, kt贸ry wspiera wszystkie, bie偶膮ce procesy. Do jego g艂贸wnych zada艅 nale偶膮 pozyskiwanie pracownik贸w, adaptacja nowo zatrudnionych os贸b w nowym miejscu pracy, rozw贸j i szkolenie kadry, administrowanie 艣wiadczeniami oraz utrzymanie kluczowych talent贸w. Efektywne zarz膮dzanie personelem jest mo偶liwe tylko w przypadku sta艂ego monitorowania pracy, zbierania informacji o wynikach, badania satysfakcji z pracy, analizowania i raportowania. W celu sprawnej realizacji tych funkcji mo偶na wykorzysta膰 nowoczesne narz臋dzie informatyczne HRIS – Human Resources Information System.
Co to jest HRIS i jakie ma zalety? – om贸wione zagadnienia:
Co to jest HRIS?
Jednym z popularniejszych system贸w informatycznych do zarz膮dzania zasobami ludzkimi jest Human Resources Information System, w skr贸cie HRIS. Jest to kompletny zbi贸r narz臋dzi, funkcji i rozwi膮za艅 dla ka偶dej firmy. System funkcjonuje w oparciu o pe艂noprawn膮 baz臋 pracownik贸w i kandydat贸w, kt贸rzy mog膮 si臋 ze sob膮 porozumiewa膰 za pomoc膮 popularnych komunikator贸w, np. Slack鈥檃. Ide膮 tego systemu jest ograniczenie biurokracji i czasu zwi膮zanego z manualn膮 i cz臋sto mozoln膮 prac膮. System oferuje pe艂n膮 analityk臋, poprzez arkusze, obliczenia i sprawozdania znajduj膮ce si臋 w jednym miejscu. Generuje r贸wnie偶 automatycznie raporty, a dane s膮 na bie偶膮co aktualizowane.
Zawarte w systemie informacje s膮 poufne, a dzi臋ki mo偶liwo艣ci definiowania r贸l poszczeg贸lnych pracownik贸w, dane te udost臋pniane s膮 jedynie osobom uprawnionym. Ponadto system jest unikaln膮 baz膮 wiedzy. Obejmuje zbi贸r 诲辞办耻尘别苍迟贸飞, regulamin贸w, decyzji, o艣wiadcze艅, um贸w i innych w formie tekstowej, graficznej lub wideo. Konfiguracja dost臋pu mo偶liwa jest dla dzia艂u lub konkretnego pracownika b膮d藕 te偶 stanowiska. Wszystkie dane z bazy przesy艂ane s膮 do chmury, dzi臋ki czemu mo偶liwe jest administrowanie systemu zdalnie. Ponadto mo偶liwy jest do nich dost臋p z ka偶dego miejsca na ziemi i z ka偶dego urz膮dzenia z dost臋pem do Internetu.
Rodzaje HRIS
- operacyjny 鈥� dedykowany do zbierania informacji personalnych i podejmowania decyzji kadrowych, baza danych o pracownikach,
- taktyczny 鈥� umo偶liwia podejmowanie decyzji w zakresie rekrutacji, planowania stanowisk, rozwoju zawodowego, systemu motywacyjnego i analizy pracy,
- strategiczny 鈥� wsparcie dla kluczowych strategii organizacji, stanowi podstaw臋 do podejmowania kluczowych decyzji i nowych projekt贸w w oparciu o cele i misj臋 organizacji. Dostarcza informacji o zasobach ludzkich, wykorzystywanych przy planowaniu zatrudnienia,
- kompleksowy 鈥� kompletny i zintegrowany system obejmuj膮cy modu艂 kadrowy zawieraj膮cy informacje o pracownikach, rekrutacji, rozwoju zawodowego i 诲辞艣飞颈补诲肠锄别苍颈补 pracownik贸w.
Funkcje HRIS
Podstawow膮 funkcj膮 HRIS jest bezpieczne przechowywanie informacji o pracownikach takich, jak wra偶liwe dane osobowe, dokumenty, 艣wiadectwa, certyfikaty. Dane te przechowywane s膮 w oparciu o ochron臋 danych osobowych. W celu zwi臋kszenia bezpiecze艅stwa system monitoruje i rejestruje wszystkie zmiany danych oraz osoby, kt贸re dokona艂y tych zmian. Kolejne funkcje to:
- pozyskiwanie cennych pracownik贸w i talent贸w, poprzez publikacj臋 ofert pracy za po艣rednictwem r贸偶nych medi贸w, wst臋pn膮 selekcj臋 i weryfikacj臋. W przypadku nowo zatrudnionych os贸b HRIS wspomaga onboarding, udost臋pniaj膮c baz臋 wiedzy, szkolenia i wewn臋trzne komunikatory,
- strategicznym elementem sprawnego zarz膮dzania kadrami jest bie偶膮cy monitoring efektywno艣ci pracy. Aplikacja 艣ledz膮ca wydajno艣膰 u艂atwia analiz臋 zada艅 w oparciu o zdefiniowane KRA (kluczowe obszary wynik贸w) w celu osi膮gni臋cia po偶膮danych wynik贸w KPI (kluczowych wska藕nik贸w efektywno艣ci). System umo偶liwia osi膮gni臋cie cel贸w organizacyjnych i zespo艂owych oraz wi膮偶e osi膮gni臋te wyniki pracy z poziomem wynagrodzenia,
- zarz膮dzanie czasem pracy i urlopami, monitorowanie frekwencji, wprowadzanie urlop贸w i zwolnie艅 lekarskich, integracja z wysoko艣ci膮 wynagrodzenia,
- baza wiedzy, z kt贸rej mog膮 korzysta膰 wszyscy pracownicy. S膮 upowa偶nieni do przegl膮dania, zmiany i aktualizacji swoich danych osobowych. Mog膮 sprawdzi膰 wysoko艣膰 swojego wynagrodzenia, osi膮gni臋te wyniki pracy oraz sk艂ada膰 r贸偶nego rodzaju formularze i wnioski,
- modu艂 p艂acowy umo偶liwia bezb艂臋dne obliczenie wynagrodzenia w oparciu o rzeczywisty czas pracy, nieobecno艣ci oraz osi膮gni臋te wyniki.
Zalety HRIS
Wspomaganie zarz膮dzania zasobami ludzkimi systemem informatycznym HRIS determinuje wiele wymiernych korzy艣ci dla ka偶dej organizacji. Przede wszystkim poprzez automatyzacj臋 proces贸w kadrowych zwi臋ksza si臋 efektywno艣膰 realizowanych zada艅. Wzrasta do艣wiadczenie pracownik贸w, poprzez sprawny rozw贸j zawodowy i szkolenia. HRIS w znacznym stopniu ogranicza biurokracj臋 i liczb臋 诲辞办耻尘别苍迟贸飞, kt贸re dost臋pne s膮 online, bez konieczno艣ci ich drukowania. Eliminuje nieefektywno艣膰 powodowan膮 przez r臋czne procesy HR i zapobiega dublowaniu pracy, zmniejszaj膮c jednocze艣nie nak艂ad pracy i koszty administracyjne. A dost臋pne informacje dzi臋ki bie偶膮cej analizie i aktualizacji s膮 zawsze zgodne i nie obarczone b艂臋dem.
Podsumowanie
Human Resources Information System jest jednym z najbardziej efektywnych i nowoczesnych narz臋dzi wspomagaj膮cych zarz膮dzanie zasobami ludzkimi. Jest w pe艂ni bezpieczny i kompatybilny z wieloma urz膮dzeniami mobilnymi. Eliminuje ryzyko pope艂nienia b艂臋du, a dostarczone analizy obejmuj膮 szerokie spektrum informacji. Jednym s艂owem automatyzacja proces贸w HR umo偶liwia sprawniejsze funkcjonowanie organizacji oraz u艂atwia podejmowanie kluczowych decyzji. System dedykowany jest dla wszystkich przedsi臋biorstw, bez wzgl臋du na wielko艣膰, zasi臋g dzia艂ania i bran偶臋.
Je艣li podobaj膮 Ci si臋 tre艣ci, kt贸re tworzymy, sprawd藕 r贸wnie偶:
Autor: Nikola Maniecka
HR menad偶erka, kt贸r膮 cechuje umiej臋tno艣膰 budowania pozytywnej atmosfery i tworzenia warto艣ciowego 艣rodowiska dla pracownik贸w. Sprawia jej ogromn膮 rado艣膰 dostrzeganie potencja艂u utalentowanych os贸b i mobilizowanie ich do dalszego rozwoju.
